De penningmeester is het financiële hart en geweten van het Fonds; hij/zij informeert tijdig, ad hoc en periodiek, en doelgericht wat de stand is van het Fondsvermogen, hoe dat zich ontwikkelt en wat de gevolgen daarvan (kunnen) zijn voor de (lopende) subsidieaanvragen en de voorgenomen projecten.
- Financiële beheer van het Fondsvermogen
- Betaling van en voortgangscontrole op de lopende subsidieaanvragen
- Opstellen van de financiële stukken en financiële paragrafen in beleidsstukken
- Aantoonbare goede beheersing financiële administratieve processen, daaronder begrepen digitale kennis
Ter toelichting:
- Financiële beheer van het Fondsvermogen: hij/zij monitort de stand en de ontwikkeling van het Fondsvermogen, mede aan de hand van de periodiek ontvangen opgaven van de beheerder van het Fondsvermogen. In dat kader heeft hij/zij periodiek contact met de vermogensbeheerder. Hij/zij informeert de bestuursleden over zijn bevindingen, tijdens de reguliere vergaderingen en indien nodig ad hoc. Per kwartaal stuurt hij/zij de opgave van de vermogensbeheerder – voorzien van een toelichting – toe aan de secretaris van de Raad van Toezicht,
- Betaling van de gehonoreerde subsidieaanvragen en voortgangscontrole op de lopende subsidieaanvragen: hij/zij zorgt voor het betalen van de gehonoreerde subsidieaanvragen en monitort of aan de gestelde voorwaarden (vergelijk het toekennen van stipendia) worden nageleefd en neemt daartoe indien nodig zelfstandig het initiatief om de stand van zaken na te gaan en informeert het bestuur over zijn bevindingen,
- Opstellen van de financiële stukken en financiële paragrafen in beleidsstukken: periodiek (per kwartaal) en ten minst eenmaal per jaar in de vorm van een financieel jaarverslag voorzien van een toelichting. Tot zijn/haar taak behoort mede het doorrekenen wat de financiële gevolgen zijn van voorgenomen projecten en het monitoren van de uit lopende projecten financiële verplichtingen voor het Fonds,
- Goede beheersing financiële administratieve processen, daaronder begrepen digitale kennis: de penningmeester beschikt aantoonbaar over een goede boekhoudkundige kennis en ervaring. Hij/zij kan daartoe de vereiste handelingen digitaal vastleggen en samenvatten ten behoeve van de interne financiële verslaglegging,
Taken
- Jaarlijks opstellen en bewaken van de (meerjaren) begroting en resultatenrekening,
- Bijhouden financiële administratie en -archief,
- Jaarlijks opstellen van een financieel jaarverslag en een balans,
- Beheren van de rekeningen en contanten (betalen, incasseren),
- Controle deelbegrotingen (stipendia, subsidies),
- Beheer van het belegde vermogen (in samenspraak met externe vermogensbeheerder)
- Opstellen en handhaven declaratiebeleid