Voor het aanvragen van subsidies voor opleidingen is een instructie opgesteld die hier gedownload kan worden. Wanneer de aanvrager een reële mogelijkheid heeft om elders middelen te verkrijgen (denk aan overheidssubsidie, subsidie van andere goede doelenfondsen, eigen middelen) kunnen de middelen van het PHF beter gebruikt worden daar waar de nood hoger is. Aanvragen worden daarop getoetst door het bestuur.
Op het document is aangegeven welke informatie tijdens iedere stap aangeleverd moet worden met de mogelijkheid om af te vinken op de invulbare pdf.