De secretaris heeft een spilfunctie binnen het bestuur. De hierna volgende opsomming beoogt dat meer concreet inhoud te geven.
De competenties zijn:
- Omgevingsbewustzijn
- Beheersing van de operaties
- Onderscheid kunnen maken tussen prioritiet en posterioriteit
- Communicatievaardigheden; actief en passief
- Methodisch kunnen werken (plannen en organiseren)
Ter toelichting:
- Omgevingsbewustzijn: weten wat het doel is van het Fonds, haar feitelijke werkzaamheid en in welk krachtenveld zij opereert (wat speelt er op het terrein van de eerstelijnshulpverlening op vrijwillige basis. Onderkennen of dat kan leiden tot subsidieaanvragen en het doen van voorstellen om proactief te reageren),
- Beheersing van de operaties: besluiten die het bestuur heeft genomen (laten) uitvoeren en voor zover nodig er op toezien (monitoren) dat ook de uitwerking daarvan voortvarend en doelgericht ter hand wordt genomen. Terugkoppelen van de resultaten binnen het bestuur,
- Prioriteit en posterioriteit: sommige zaken vereisen meer spoed dan andere. Bij het organiseren moet dat onderscheid kunnen worden gemaakt,
- Communicatievaardigheden: naast een goede mondelinge uitdrukkingsvaardigheid is ook een goede schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid een kerncompetentie. Dat dient mede te omvatten te kunnen luisteren, intern en extern in de contacten. Ook is een (meer dan) basale kennis van het werken met een (tekstverwerking, outlook), website, nieuwsbrief, smartphone (whatsapp) en social media-accountseen vereiste. Bij afwezigheid van een afzonderlijke PR-functionaris zullen de contacten met de externe omgeving, waaronder de pers, veelal via de secretaris verlopen. Dat tenzij deze werkzaamheid bij de voorzitter wordt belegd,
- Methodisch kunnen werken: de secretaris draagt zorg voor een goede interne, systematische vastlegging van de ingediende verzoeken, het verzenden van een ontvangstbevestiging en de beslissing op de aanvragen. Voorts het opstellen van de agenda en het maken van notulen van de bestuursvergaderingen. De secretariele administratie dient ook voor een opvolger inzichtelijk te zijn. Daarnaast het tijdig plannen van (fysieke) vergaderingen,
Taken:
- Organiseren van een efficiënte (digitale) documentenstroom binnen het bestuur en zorgen voor het tijdig opstellen, verzamelen en verzenden van vergaderstukken aan het bestuur ,
- Notuleren van deze bijeenkomsten inclusief actie- en besluitenlijst,
- Zorgdragen voor de zakelijke correspondentie gericht aan en van het bestuur en aan andere stakeholders (whatsapp, mail, website, nieuwsbrief)
- Up-to-date houden van algemene PHF documenten, Kamer van Koophandel, statuten en huishoudelijk reglement
- Het eenmaal per jaar vervaardigen van een conceptjaarverslag met daarin opgenomen een door de penningmeester opgestelde jaarrekening,
Coördinatie van interne en externe informatie (RvT, participanten, social media), bijhouden van de website, inclusief van de ANBI-regeling gestelde eisen.