Jaarverslag 2018

1. Inleiding en resumé

1.1  Ontwikkeling

Gedurende het jaar 2018 zijn er verschillende bestuurswisselingen geweest die van invloed zijn geweest op het functioneren van het Prins Hendrik Fonds. Met het besluit in 2017 om naar een structuur met een onafhankelijk Bestuur, een Raad van Toezicht en een College van Deskundigen te gaan was het nog geen gelopen race om een stabiele organisatie neer te zetten. Toch hebben de in 2018 door de RvT genomen besluiten uiteindelijk geresulteerd dat in het najaar van 2018 een onafhankelijk bestuur dat collegiaal  samenwerkt aan de slag is gegaan om zowel operationeel als beleidsmatig zaken op te pakken. Dit jaarverslag met jaarrekening is daarvan een eerste resultante. De volgende stap zal zijn om te komen tot een meerjarenplan om op een afgewogen wijze stappen te zetten naar de toekomst.

1.2  Samenstelling Raad van Toezicht

Conform artikel 3 lid 4 van het reglement Raad van Toezicht dienen onderstaande gegevens in het jaarverslag te worden opgenomen. Aan de leden van de RvT is verzocht deze informatie aan te leveren. Bij de nevenfuncties zijn van de aangeleverde gegevens alleen die functies opgenomen die gerelateerd zijn aan EHBO, LOTUS of BHV en derhalve van belang kunnen zijn voor het functioneren en onafhankelijkheid van het PHF.

Raad van Toezicht        
Naam Functie Datum benoeming Benoeming tot Relevante nevenfuncties
Frits Schut Voorzitter 3-10-2017 3-10-2021 Bestuurslid NVB, Lid College van Deskundigen persoonscertificatie Kiwa,  Docent Management leergang HBHV, Examinator Docent/Instructeur BHV
Bart van Walderveen Secretaris 3-10-2017    
Jan Koetsenruiter Lid 3-10-2017 Niet bekend Voorzitter vereniging EHBO Noord-Brabant en voorzitter EHBO vereniging Zundert.
Henk Hofsteenge Lid 18-5-2018 Normale looptijd Webmaster EHBO Limburg
Stefan Leijten Lid      
Marijke van Beukering-Huijbregts Lid 3-10-2017   Voorzitter Nationale Bond voor EHBO
Hans Groen in ‘t Wout Lid 3-10-2017 Geen rooster, gebonden aan functie Voorzitter EHBO Nederland Regiovoorzitter VVN
Martin Beekman Lid 3-10-2017 3 jaar? Voorzitter Nederlandse Organisatie Docenten EHBO
Andre Waalderbos Lid 3-10-2017 Niet afgesproken Voorzitter organisatie LOTUS

2 Chronologie

Deze chronologie start niet op 1 januari om het simpele feit dat op 3 juni het eerste bestuurslid van het huidige bestuur als zodanig werd benoemd. Vanaf dat moment is besloten om de ontwikkelingen binnen het Prins Hendrik Fonds chronologisch vast te leggen.

03 juni 2018                      

RvT benoemt ir. Henk Pijper MBA tot voorzitter van het bestuur van het Prins Hendrik Fonds. Marijke van Beukering treedt tijdelijk terug uit de RvT om het penningmeesterschap van het bestuur tijdelijk waar te nemen.

Juni 2018

Besluit RvT om Schaekel & Partners in te schakelen bij het zoeken naar geschikte kandidaten voor de rol van secretaris en penningmeester.

Juli 2018 

Commissie van drie vertegenwoordigers uit de RvT hebben gesprekken met 4 kandidaten door Schaekel & Partners voorgesteld. Zij doen aanbeveling naar voorzitter RvT en voorzitter bestuur.

Augustus 2018

Voorzitter RvT en voorzitter bestuur hebben gesprek met de aanbevolen kandidaten en spreken vertrouwen uit in beide door de commissie van de RvT aanbevolen kandidaten.

Op 24 augustus heeft nieuwe voorzitter bestuur eerste gesprek met vertegenwoordiger Insinger-Gilissen. Rendement beleggingen tot dan 2,25%.

Uit telefonisch overleg met Roland Baas over zijn mogelijke toetreding tot het College van Deskundigen blijkt klik met voorzitter en hij geeft aan bereid te zijn om in CvD plaats te nemen.

september 2018               

RvT benoemt op 10 september Wouter Buwalda tot secretaris en Karel Zuidema tot penningmeester van het bestuur. Administratieve zaken in verband met nieuw bestuur regelen rond KvK, ING en Insinger-Gilissen.

Oktober 2018

De eerste bestuursvergadering van het complete nieuwe bestuur werd op 12 oktober gehouden in het Ondernemershuis Birkstaete in Soest. In verband met de overdracht van de financiën was penningmeester a.i. Marijke van Beukering een deel van de vergadering aanwezig. Gesproken is over de toekomstvisie van het fonds, de verbetering van website en processen en de lopende stipendia en subsidie aanvragen. Afgesproken dat het adres van de secretaris het contactadres zal zijn en dat een nieuw mobiel nummer aangevraagd wordt in verband met de directe bereikbaarheid. Penningmeester bereidt de begroting voor 2019 voor. Secretaris en Voorzitter bereiden jaarplan voor.    

November 2018 

Op 16 november werd een bestuursvergadering gehouden waarbij gedurende ongeveer 1 uur met het College van Deskundigen werd overlegd over de toekomstige rol en samenwerking tussen bestuur en CvD.  Concept jaarplan en begroting werden door bestuur besproken en vastgesteld.

Op 28 november vond er een vergadering van bestuur met RvT plaats in Zeist. Besproken werd het jaarplan en de begroting en aldus vastgesteld.

December 2018

In december werd er door het bestuur gewerkt aan de voorbereiding van het jaarverslag en de financiële jaarrapportage. Er was geen bestuursvergadering, communicatie verliep via mail en telefoon.

3          Financiën

De resultaten van de beleggingen vielen in 2018 tegen door de ontwikkelingen op de beurs. Internationale onzekerheden waren daar debet aan. Het beleggingsresultaat bedroeg -38.395 euro. Tegelijkertijd zijn de uitgaven aan stipendia en subsidies doorgegaan en is een opdracht verstrekt aan het bureau Schaekel & Partners voor het werven van een secretaris en een penningmeester die onafhankelijk van de RvT kunnen functioneren. De uitgaven bedroegen in totaal 44.992 euro waardoor het totale negatieve resultaat uit kwam op -83.386 euro.

In het Financieel Jaarverslag 2018 is een uitgebreide toelichting te vinden op deze gegevens.

4          Verantwoordingsverklaring

De sinds 1 januari 2016 gewijzigde erkenningsregeling goede doelen kent nieuwe normen en gemoderniseerd toezicht. Het bestuur van het Prins Hendrik fonds wil in de toekomst deze SBF-code voor goed bestuur van de samenwerkende brancheorganisaties filantropie gaan hanteren in deze verantwoorde verklaring verwoorden we hoe inhoud wordt gegeven aan de principes van scheiding van functies, effectieve besteding van middelen en van een heldere communicatie omgang met belanghebbende partijen.

4.1  Toezicht en bestuur

Twee keer per jaar zal de Raad van Toezicht bijeen komen om toezicht te houden op het functioneren van het bestuur. Het jaarverslag en de jaarrekening alsmede (meerjaren) begroting zullen ter goedkeuring voorgelegd worden aan de Raad van Toezicht.

4.2  Effectieve besteding middelen

Uitgangspunten voor de besteding van de beschikbare middelen zijn.

  • Een maximale besteding ten gunste van de doelstelling.
  • Het percentage middelen besteed aan de eigen organisatie en fondsenwerving bedraagt maximaal 25% (SBF-norm)

4.3  Communicatie extern

Een van de doelstellingen uit het vigerende beleidsplan 2018-2019 is het verhogen van de naamsbekendheid van het Prins Hendrik Fonds. Op de website zijn daartoe linken naar de aangesloten koepel organisaties EHBO en LOTUS opgenomen.

In verder worden in het beleidsplan een viertal aspecten genoemd die in het jaar 2019 verder vorm moeten krijgen te weten:

  • Redactionele artikelen in relevante bladen
  • Accounts op Twiiter, Facebook, Instagram en LinkedIn opzetten.
  • Best practices met goed beeldmateriaal
  • aanwezigheid tijdens landelijke/regionale manifestaties

In het meerjarenbeleidsplan 2019-2023 moet dit verder uitgewerkt worden.

5          Organisatie

Het jaar 2018 was op organisatorisch gebied een roerig jaar. Door de afgevaardigden van de participerende organisaties was in 2017 besloten om te komen tot een organisatie met een bestuur, een Raad van Toezicht en een College van Deskundigen. De wens was om het bestuur te laten bestaan uit onafhankelijke personen en daartoe werd in eerste instantie binnen de eigen kennissenkring gezocht.

Zonder in detail te treden waren er nogal wat bestuurswisselingen in 2018 en op 3 juni trad de huidige voorzitter Henk Pijper aan terwijl de secretaris was opgestapt en ook de penningmeester had aangegeven te willen stoppen. Er werd vanuit de RvT een tijdelijke penningmeester aangesteld en offertes opgevraagd bij wervingsbureaus voor het aantrekken van een secretaris en een penningmeester. De opdracht ging naar Schaekel en Partners die voor iedere functie met 2 kandidaten kwam. Na een selectieproces waarbij leden van de RvT en de nieuwe voorzitter betrokken waren werden Wouter Buwalda als nieuwe secretaris en Karel Zuidema als penningmeester aangetrokken.

De laatste 3 maanden van het jaar werden gebruikt om de nieuwe bestuursleden in te werken en thuis te geraken in de wereld van EHBO en LOTUS en de historie van het PHF eigen te maken.

6          Stipendia en subsidies

6.1        Adviezen College van Deskundigen (conform artikel 6 van het Reglement CvD)

Tijdens de eerste 6 maanden van 2018 is onduidelijk hoe verzoeken zijn voorgelegd aan het CvD. Het CvD lid Bouke de Jong heeft medio 2018 te kennen gegeven zich uit het CvD terug te trekken en bij brief van 21 augustus is hij bedankt voor zijn bijdragen. In diezelfde periode is Roland Baas toegetreden tot het CvD.

Aanvragen voor stipendia die in de zomer waren blijven liggen werden door Els en Henk besproken waarna deze in een Excel sheet gezet werden samen met de gegevens die nog terug te vinden waren uit de mail correspondentie en de rapportages van de penningmeester uit het verleden.  Na de installatie van de nieuwe secretaris en penningmeester is het proces van aanvragen, beoordeling door CvD, terugkoppeling naar aanvrager en financiële afhandeling steeds beter onder controle gekomen.

Met het College van Deskundigen is een eerste overleg geweest over de noodzaak om alle aanvragen in de toekomst aan het CvD voor te leggen of dat door het helderder formuleren van de eisen voor aanvragen de CvD in te zetten voor meer beleidsondersteunende zaken. Afgesproken is dat bestuur en CvD hierover verder in overleg zullen gaan om een voorstel aan het RvT voor te leggen bij het herzien van de reglementen.

6.2 Algemene opmekingen ten aanzien van stipendia

Waarschijnlijk ten gevolge van de vele bestuurswisselingen bestond er geen duidelijk inzicht in de administratie van in het verleden toegezegde stipendia.  Gedurende het najaar van 2018 is dat inzicht steeds helderder geworden waardoor er per 31-12-2018 een overzicht beschikbaar is.

6.3  Stipendia EHBO

Gedurende 2018 zijn een aantal van 11 nieuwe EHBO stipendia toegezegd. In totaal zijn er 28 stipendia in uitvoering. Voor 15 daarvan heeft een eerste betaling van 50% plaatsgevonden.

6.4  Stipendia LOTUS

Gedurende 2018 zijn een aantal van 7 nieuwe stipendia toegezegd. In totaal zijn er 8 stipendia in uitvoering. Voor 3 daarvan heeft een eerste betaling van 50% plaatsgevonden.

6.5  Jeugd EHBO

Gedurende het jaar 2018 is een bedrag van 735 euro uitgekeerd aan 2 scholen in relatie tot Jeugd-EHBO.

7          Lijst van afkortingen

CvD         College van Deskundigen

EHBO      Eerste Hulp Bij Ongelukken

LOTUS     Landelijke Opleiding Tot Uitbeelding van Slachtoffers

RvT          Raad van Toezicht

SBF          Samenwerkende Brancheorganisaties Filantropie